Se devi organizzare un evento aziendale, potresti non sapere da che parte cominciare.
Hai pensato alla lista? Ai gadget con il logo aziendale? E la diffusione del brand come sarà realizzata?
Come vedi non è poi così semplice, anche se con mirati consigli si possono strutturare degli eventi memorabili.
Continua a leggere e scoprirai come fare.
Eventi aziendali: il primo passo è scegliere la location
Il primo imprescindibile passo da fare per organizzare un evento aziendale che sia fatto a regola d’arte è scegliere la location più consona.
Non improvvisare, non chiedere in prestito appartamenti agli amici e non invitare gli ospiti in ufficio. Rischieresti un flop che potrebbe anche danneggiare l’immagine stessa dell’azienda.
Il consiglio è affidarti, in quanto a locale, ai professionisti del settore, presenti in ogni città.
A Milano ad esempio si possono organizzare eventi aziendali di classe al ‘Casolare’, visionabile sull’omonimo sito www.casolare.eu.
Una volta scelta la location gran parte del problema è stato risolto.
Vediamo quindi quali sono le altre importanti cose a cui pensare.
La lista delle cose da fare: uno strumento sottovalutato
Hai fatto la lista delle cose da fare?
Non sottovalutare questo importante strumento che è molto di più di quello che si potrebbe pensare.
Nel settore si chiama ‘check list’, perché si tratta di un documento che va spuntato ogni volta che una voce è stata evasa.
In questo modo procederai non solo in maniera più spedita e organizzata, secondo delle priorità stabilite a priori, ma eviterai di dimenticare qualcosa di importante.
Pensa che guaio sarebbe se ti accorgessi all’ultimo minuto di non aver pensato al catering!
Cosa scrivere sulla lista?
Dipende dall’impronta che vuoi dare al tipo di evento da creare.
Ad esempio: l’evento potrebbe essere dedicato solo al personale interno, oppure potrebbe essere organizzato per i clienti, e i due meeting sarebbero naturalmente diversi a seconda dell’obiettivo.
Vediamo punto per punto le voci della tua lista:
- scegliere la location (con il suggerimento del paragrafo precedente non sarà un problema);
- organizzare un incontro con i tuoi collaboratori: se lavori per una grande azienda o se hai una tua agenzia che organizza eventi, non lavorerai di certo da solo, ma avrai un team di collaboratori. Il secondo passo quindi è stabilire un incontro con loro per delegare i vari compiti;
- stabilire il budget: a questo punto stabilisci un budget che ti servirà per impostare i passi successivi, sapendo cosa puoi fare e a cosa devi rinunciare;
- fare lista invitati: che siano dipendenti o clienti, non dimenticare questo punto, perché poi dovrai (in base alla lista) destinare i posti nella location, inviare gli inviti e predisporre i gadget a ricordo;
- stabilisci un tema: che sia un evento di beneficenza, che sia una festa per i primi 50 anni di attività della ditta o che sia la festa di pensionamento del direttore vendite, stabilisci il tema e poi tieniti coerente con quel tema;
- pensa all’aspetto social: quale migliore vetrina per una società di un evento aziendale? Riprendi tutto e poi fai eseguire un montaggio da un professionista. L’impostazione sarà toccante se devi raccogliere fondi o divertente se si tratta di una festa. In ogni caso diffondi poi alcune scene o immagini sui social.
Gioca d’anticipo: come prevedere l’imprevisto
Quest’ultimo paragrafo potrebbe sembrare una contraddizione in termini.
Come si può prevedere l’imprevisto?
In effetti non è possibile, ma si può comunque trovare in anticipo tutta una serie di soluzioni a possibili ‘rogne’.
Hai un cantante di riserva da contattare nel caso in cui la stella di punta dovesse dare forfait?
Hai fatto preparare dei tendoni in caso di pioggia improvvisa se l’evento è all’aperto?
Hai previsto un menu celiaci per evitare malori e lamentele?
Questo vuol dite giocare d’anticipo.
In questo caso nulla potrà turbare il tuo evento perfetto.