Come organizzare al meglio una festa aziendale
Il vostro obiettivo è realizzare una festa aziendale che venga ricordata dagli invitati come memorabile, impeccabile in ogni dettaglio?
Allora, nelle righe di questo articolo troverete i suggerimenti per non sbagliare, anzi, per essere ricordati come il/la migliore organizzatore/trice di eventi aziendali.
Il segreto del successo in questi casi sta tutto nell'organizzazione e nella scelta di fornitori adeguati per garantirvi la qualità dei servizi.
La vostra missione deve essere la soddisfazione degli ospiti, pertanto, le scelte inerenti location, musica e menù dovranno essere effettuate considerando le loro peculiarità, oltre che nel rispetto del tono della festa che l'azienda desidera trasmettere.
Naturalmente, la prima questione da analizzare è la ragione dell'organizzazione di questo ricevimento.
Per fare un esempio, se si tratta della festa per lo scambio di auguri natalizi, potrà essere più informale rispetto a quella organizzata per celebrare obiettivi produttivi aziendali oppure per la presentazione di nuovi soci.
Individuare lo stile del ricevimento
La prima cosa da fare è stabilire l'outfit che deve avere la festa aziendale, se è richiesto che si tratti di un'occasione più o meno formale, nonché focalizzare la motivazione, ovvero per quale motivo si ricorre alla festa organizzando (festa aziendale natalizia oppure per festeggiare un determinato numero di anni di attività dell'impresa, per fare due esempi di casistiche tra le più ricorrenti).
L'altro elemento è la data del ricevimento, in quanto questa informazione si traduce nel periodo dell'anno in cui vi troverete ad organizzare la festa aziendale e influenzerà di conseguenza la scelta della location.
Quest'ultimo fattore è certamente quello determinante per il successo dell'evento.
Ad esempio, le feste aziendali a Roma sono una garanzia in tal senso, in quanto la bellezza della Capitale unita alla varietà di strutture ricettive che offre questa città, non può che generare come prodotto un ricevimento esclusivo.
Ulteriori ingredienti determinanti per la scelta della struttura in cui dare vita al ricevimento sono:
- Il numero di invitati;
- se è prevista una cena (o un pranzo) classico, cioè con gli ospiti raccolti intorno al tavolo, oppure se si vuole optare per la versione happy hour che è un buffet attorno al quale gli ospiti si possono muovere liberamente;
- si deve prevedere un'area per i balli;
- ultimo, ma non per importanza: il budget di cui si dispone per l'organizzazione di questa festa.
Menù servito, buffet o servizio catering?
In base all'occasione per cui si sta organizzando il ricevimento, che deve comunque essere in linea con lo stile e l'immagine aziendale che si vuole trasmettere, potete optare per queste diverse soluzioni per quanto riguarda il rinfresco offerto agli invitati:
- Menù servito che prevede la presenza di una cucina, pertanto, la scelta della location deve ricadere su un ristorante;
- buffet, che può essere commissionato anche a una società di catering, e che conferisce un'atmosfera più easy all'occasione;
- pranzo/cena serviti con servizio catering: in questo caso, avremo una sala (o salone, in base al numero dei coperti) che accoglierà i tavoli attorno ai quali si accomoderanno gli ospiti a cui verrà servito il menù. Se l'azienda dispone al suo interno di uno spazio adeguato allo scopo, potrete optare per organizzare qui la festa aziendale.
La scelta dell'intrattenimento musicale
La colonna sonora della festa aziendale non va sottovalutata, anzi, gioca un ruolo molto importante.
Lo stile del ricevimento è determinato dallo stesso stile della location (lussuosa, elegante, informale).
Pertanto, va scelta attentamente pensando alla tipologia di ospiti che quest'ultimo prevede.
Detto questo, le opzioni a disposizione sono:
- Musica dal vivo con orchestra;
- set di dj
- musica di sottofondo diffusa negli ambienti della festa ma senza la presenza di cantanti e musicisti.
Il segreto per l'organizzazione di una festa aziendale memorabile è considerare gli invitati il punto focale dell'evento.